Por qué la planificación es importante

La importancia de planificar radica no sólo en la enumeración de  pasos, especificación de tiempos del proyecto sino en detectar los desvíos (hechos eventuales que alteran el curso normal del proyecto) más probables y determinar los cursos de acción para tales eventos.

Este ejercicio es vital para que el equipo pueda trabajar sobre suelo firme la mayor parte del tiempo posible.

Siempre habrá momentos de incertidumbre pero reducir esa incertidumbre al mínimo es lo que marca la diferencia entre planificar y no planificar.

Una buena planificación debería brindar las herramientas necesarias para afrontar los momentos de incertidumbre además de indicar el camino del proyecto.

Cuando uno sabe exactamente qué hacer la planificación deja de ser explícita, se interioriza hasta el punto de ser un conjunto de actos reflejo. Esto sólo ocurre cuando se adquiere la suficiente experiencia en la materia al punto tal de convertirse en un experto. Aún así siempre será necesario planificar, si no lo fuese entonces siginificaría que somos capaces de predecir el futuro y esto es totalmente mentira.

Siempre estamos planificando, a veces consciente y otras no. Cuando vamos de nuestro hogar a la oficina hacemos una planificación del camino a transitar. Tenemos en cuenta el tiempo de viaje, el clima, el medio de transporte, y las paradas que debemos hacer. La incertidumbre en este ejemplo podría estar dada por los cortes de tránsito, accidentes, demoras superiores a lo normal, etc.

En cada uno de estos casos tenemos el conocimiento básico para sortear los obstáculos, sin embargo echos fuera de lo normal al no haberlos previsto, hacen que nuestro camino sea caótico, ineficiente, frustrante y hasta inútil ya que no cumplió con su objetivo de llegar a tiempo al destino deseado.

Esto en un proyecto tiene graves consecuencias como por ejemplo que el cliente nos penalice por no cumplir con el tiempo de entrega, o que nuestro producto salga tarde al mercado y pierda rentabilidad, o peor aún si hablamos de proyectos de logística donde la falta de insumos en un hospital puede provocar hasta la muerte en el peor de los escenarios.

Si usted cree que no necesita planificar su trabajo, hágase las siguientes preguntas:

1. ¿Su trabajo tiene fechas de entrega o al menos una fecha que si se excede ya no tiene sentido terminar o no el trabajo?
2. ¿Depende de terceros o factores externos para realizar su trabajo?
3. ¿Le surgen cosas en el medio que lo hacen retrasarse o desviarse?
4. ¿Alguien supervisa su trabajo?
5. ¿Tiene objetivos por cumplir?

Si la respuesta a estas preguntas es sí, entonces está equivocado, SI NECESITA planificar. En caso de que haya contestado en la mayoría que no, quiere decir que no está contestando objetivamente. Aún en las actividades de recreación que se realizan para uno mismo las respuestas podrían ser afirmativas. Por ejemplo: salir a correr. Existe un tiempo en el que se debe realizar la acitvidad y que si se excede de ese tiempo ya no tiene ningún sentido? Bueno, que salir a correr no puede realizarse cualquier día a cualquier hora por la simple razón de que hay otras actividades que no se pueden posponer ni omitir, como son ir a trabajar, dormir, etc. Toda actividad tiene una fecha de caducidad o vencimiento, es ese momento en el que la actividad pierde valor si no se realiza antes. Si dispone de 1 hora libre después del trabajo, está claro que si no sale a correr en esa hora, después no va a poder y mucho menos antes. ¿Depende de otros para salir a correr? Por supuesto que si, depende de si su jefe no lo llama para una reunión a última hora, depende de que el tránsito sea normal para poder llegar a su casa y cambiarse a tiempo, depende de que el lugar donde irá a correr esté disponible, depende del clima, etc. ¿Le surgen imprevistos? Claro que pueden surgir imprevistos; puede llover, puede haber un accidente que le impida llegar a tiempo, puede tener que ir a otro lado, etc. ¿Alguien supervisa que corra? Si, usted mismo. Usted puede ser el supervisor más estricto que jamás haya tenido o tendrá. Si corre menos de lo previsto será duro consigo mismo y sentirá que perdió el tiempo. Si corre más de lo previsto quedará altamente satisfecho con su rendimiento. ¿Tiene objetivos por cumplir? Si, correr 30 minutos, correr 3Km, romper la marca personal, reunirme con amigos para correr, mejorar el estado físico, bajar de peso, distracción, entretenimiento, relajación, liberar tensiones, etc.

Como se puede ver en este simple ejemplo, toda actividad puede ser planificada, todo depende del valor que tenga esa actividad para la vida personal o laboral.

Planificar su día es el primer paso para adquirir la práctica y conocer mejor las herramientas con que dispone. Una lista de cosas por hacer en el día es lo mínimo para empezar a desarrollar sus habilidades de planificación. Durante el día deberá hacer todo lo necesario para cumplir con las mismas, sin embargo surgirán cosas que no estarán en su lista y deberá decidir si hacerlas en el momento, hacerlas más tarde, delegarlas o simplemente posponerlas para el día siguiente. Esto dependerá de la urgencia y de la importancia.

Stephen Covey en su libro "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva" plantea el siguiente cuadro para determinar la prioridad de la tarea:

Figura 1. Matriz de Stephen Covey.

Gracias a esta matriz se pueden sacar las siguiente conclusiones (Amado Salguero, 2003):

1. Las prioridades van en el siguiente orden: cuadrantes 1 > 2 > 3 > 4
2. El trabajo que más valor aporta está en el cuadrante 2
3. Trabajar sobre los cuadrantes 3 y 4 es totalmente ineficiente
4. Es crucial no confundir lo Importante con lo Urgente
5. Al planificar, algunas tareas pasan del cuadrante 1 al cuadrante 2
6. Las actividades del cuadrante 1 se suelen considerar crisis o problemas
7. Las actividades del cuadrante 3 se podrían delegar, debe pensar cuáles delegaría

Un autoanálisis de su situación actual sobre cuánto tiempo dedica a cada cuadrante le dará información útil para poder corregir su forma de actuar ante cada tarea para ser más eficiente.

Otro aspecto importante de la planificación es que le brinda una guía de las cosas que debe hacer día tras día para llegar al objetivo planteado. Sabiendo qué cosas debe realizar cada día podrá saber qué cosas imprevistas deberá atender en el momento, cuáles delegar y cuáles planificar para más adelante.

La planificación le dará una herramienta para poder estimar el esfuerzo que le tomará el proyecto, lo cual se traducirá en costos (tiempo, dinero y recursos) y que en definitiva será lo que sus superiores, clientes y proveedores le preguntarán en algún momento.

En resumen, planificar provee las siguientes ventajas:

• Organización del trabajo
• Visibilidad a corto y largo plazo
• Estimación de costos (tiempo, dinero, recursos)
• Control de desvíos
• Delegación de tareas
• Cumpliento de objetivos
• Aumento de la eficiencia
• Aseguramiento de la productividad
• Seguridad y disminución de la incertidumbre
• Incremento en la capacidad de respuesta ante eventualidades

Ejercicio

Si aún creés que no hace falta planificar hacé el siguiente ejercicio. Establece no más de cinco grupos de actividades diarias, propongo las siguientes:

• Reuniones agendadas de trabajo
• Breaks (para tomar un café, distracción, descanso, etc.)
• Trabajo Neto
• Imprevistos ("apagar incendios", resolver pedidos urgentes, asistir a simulacros, asistir a reuniones no agendadas, etc.)
• Distracciones (llamadas telefónicas, consultas de colegas, charlas de pasillo, eventos externos que se ven por curiosidad como choques, accidentes, etc.)

Por el lapso de una semana anota el tiempo reloj que dedicas a cada grupo por cada día y luego calcula el porcentaje de tiempo por grupo y por día, luego totalizalo para la semana.

Una distribución eficiente del tiempo semanal (40 horas por semana) es la siguiente:

• Breaks - 2%
• Distracciones - 3%
• Imprevistos - 5%
• Reuniones - 10%
• Trabajo Neto - 80%

Cualquier otra distribución estará fuera de lo eficiente, aún si el trabajo neto fuera del 100%, porque esto implicaría que no se están tomando las pausas necesarias para al menos descansar. Trabajar más horas no implica ser más productivo, al menos no en trabajos que no sean mecánicos o automáticos. Si uno trabajara 8 horas todos los días sin siquiera parar 5 minutos para distraer la mente, en muy poco tiempo se tendrían problemas de salud por la exigencia mental y física, entonces es muy sano no ocupar el 100% del tiempo en cuestiones netamente laborales.

Claro está que al dedicar más o menos tiempo a uno de estos grupos impactará en el resto. Sin embargo, es crucial asegurar un mínimo para el Trabajo Neto que ronda el 60%.

Conclusiones

Para concluir, hay muchas metodologías y herramientas para planificar, lo cierto es que se deben usar todas a aquellas que mejor se adapten a la forma personal de organización, ya que perder tiempo actualizando varias planillas, diagramas de gantt, o asistiendo a reuniones de status es simplemente una tontería.

La mejor forma de hacer las cosas es aquella con la cual se logran los objetivos de manera eficiente, siguiendo las reglas establecidas y cumpliendo con lo acordado.

Bibliografía recomendada

Salguero, Amado. Cómo ser eficaz y administrar su tiempo. Ediciones Díaz de Santos S.A.. Madrid, 2003. ISBN: 84-7978-555-1